SWEA International hade innan Världsmötet lagt ner mycket arbete på att få en så lyckad eftermiddag med så många workshops som möjligt. Utan att överdriva så tycker jag att vår eftermiddag med fyra olika workshops var en fullträff.

Vi började eftermiddagen med att dela upp de ca 115 konferensdeltagarna i två grupper för att grupparbeta kring SWEA idag – SWEA imorgon. Anika Julin (Bangkok) och Anna Olofsson Frölund (Singapore) höll på ett professionellt sätt i diskussionerna i var sin grupp runt våra synpunkter, tankar och åsikter om SWEA idag. Åsikterna var många om SWEAs styrkor och svagheter och SWEAs image. Vi definierade också vad som var svenskt för oss och vilka värderingar vi svenskar har.

Min upplevelse av workshopen var att vi bara hann med att krafsa lite på ytan men att resultatet av workshopen kommer vara en bra grund för fortsatt arbete. Efter denna injektionskick delade vi upp alla i tre grupper som var och en gick till ”sin” workshop.

Jag för min del tog mig an Sponsormöjligheter för SWEA som hölls av Ia Dubois (avdelningsordförande Seattle) och Tina O'Malley (avdelningsordförande Chicago). Här diskuterades olika sätt att få in pengar till våra avdelningar. Bland annat så fick vi tips om silent auctions (skriftlig budgivning) och julmarknader som speciellt i USA drar in en massa pengar. Vi diskuterade också vad vi i avdelningarna kunde erbjuda våra sponsorer. Svaren var olika men många erbjöd sina sponsorer biljetter till SWEA-evenemang eller erbjöd annonsplats i medlemstidningen.

Jag drog sedan vidare till nästa workshop som var Utbildning, där Maude Vännman,  stadgekommittén, och Anita Rhodes, skattmästare, tillsammans med Gîta Paterson, SWEAs juridiska rådgivare, informerade oss om vad vi måste kunna när vi arbetar för SWEA. Maude talade om de fem dokumenten som styr vårt uppdrag; SWEA International Bylaws, SWEA Chapter Bylaws, SWEA Chapter Agreement, SWEA Articles of Incorporation och SWEA Tax Exempt Letter. Mycket att läsa men det är oerhört viktigt att man som styrelsemedlem faktiskt sätter sig in i dessa dokument.

Maude lade tonvikten vid Chapter Agreement och Chapter Bylaws. Den förra beskriver den överenskommelse – leasingavtal – som varje avdelning ingått med SWEA International. Hon uppmanade oss sedan att inte läsa Chapter Bylaws som en samling besvärliga stadgar utan som en vägledande handbok i styrelsearbetet. Vidare talade hon om de riktlinjer och lathundar som finns till vår hjälp på kanslisidan. Hon sade att så fort det fanns tid skulle här städas, uppdateras och även kompletteras enligt på workshopen framförda önskemål.

Gîtas tyngdpunkt låg på användningen av SWEAs pengar och nödvändigheten i att vi håller oss inom de ramar som formulerats i Articles of Incorporation. Till sist varnade hon för de risker vi utsätter oss för om vi överträder Tax Exempt Letter.

Anita Rhodes, SWEAs skattmästare, talade om vikten av att bokföra poster rätt och hon informerade också om, att man arbetar på riktlinjer för skattmästarna. Dessa riktlinjer kommer i första steget att släppas i USA, men så snart de översatts till svenska kommer de upp på kanslisidan.

Min sista workshop var Medlemsrekrytering som hölls av Mita Lindgren (vice ordförande Hong Kong). Vi diskuterade hur vi kan marknadsföra SWEA i Sverige för att fånga in tänkbara medlemmar boende i Sverige men också hur vi marknadsför oss på svenska företag som skickar medarbetare utomlands.

En sammanfattning av workshops kommer att redovisas antingen via framtida rapport eller via dokumentutskick till samtliga avdelningsordförande.

Avslutningsvis vill jag säga att diskussionerna var många, idéerna flödade och frågor ställdes. En fantastiskt givande dag som jag vill tacka våra workshopledare och deltagande Sweor för.

Annette Åsberg regionordförande SWEA VAME och tillsammans med Mimmi Svensson regionordförande SWEA ASIEN ansvarig för Workshops

Regionmöte MAME – Mellersta Amerikas

MAME gratulerar kongresskommittén till ett mycket välplanerat, trevligt och underhållande möte i Kuala Lumpur! Detta var ett av de bästa världsmöten jag varit med på och kombinationen med regionmöten var också en succé. 

Christina Moliteus, PR-kommitténs representant, besökte vårt förmöte och gav oss den nya PR mappen och några exempel på informationsblad som kan läggas i mappen. Ett stort TACK till Tina O’Malley AO i Chicago, som lagt ner många timmar på utarbetande av detta PR- material. Vi är stolta över att ha henne i vår region.

Kompendiet ”Världsmöte och sju Regionmöten i Kuala Lumpur 2011” gicks igenom och där finns många bra artiklar som kan tas upp både i lokala styrelser och med medlemmar på informationsmöten.

Tidpunkt för nästa region möte i Toronto diskuterades. Alla var överens om att ett vårmöte i maj 2012 blir bra. Detta sammanfaller med Torontos 30-årsjubileum. En efterresa till huvudstaden Ottawa för att titta på tulpanfestivalen planeras.

En diskussion hölls om styrelsemedlemmar som inte är aktiva och ordförande som känner att de behöver göra allt jobbet. Hur får man alla i styrelsen att svara på e-post inom rimlig tid och vad är rimlig tid? Ett alternativ är då att komplettera med telefonkontakt. Vidare föreslogs att valberedningen har arbetsbeskrivningar som används vid rekrytering av styrelsemedlemmar för att göra det lättare att se vem som passar till olika poster. Man kan ha kommittéer som inte består av styrelsemedlemmar och den som är ansvarig för en kommitté kan då vara adjungerad på ett styrelsemöte när beslut ska fattas gällande den kommitténs arbetsuppgift. Många (speciellt stora avdelningar) har svårt att rekrytera kassör/skattmästare för det är så mycket jobb med bokföringen. En extern firma för bokföringen kan anlitas och kassören kan då enbart ha hand om t.ex. inbetalningar och utbetalningar.

Hur håller man ordning på alla dokument, filer och hur sköts inbjudan till evenemang? En avdelning använder sig av ”Big Tent” för medlemsfiler, kommittéer, subgrupper, arkiv av filer och mallar och det är gratis. Någon använder ”PunchBowl” för utskick av inbjudningar till aktiviteter medan andra använder e-vite.

Mellan förmöte och årsmöte fick vi en härlig malaysisk lunch.

Årsmötet besöktes av bl.a. Åsa Lena Lööf och Gîta Paterson.

Punkterna på dagordningen var välplanerade och avlöpte snabbt. Det ”bästa” var när varje avdelning presenterade sin rapport. Det är alltid stimulerande att höra vad andra avdelningar har för aktiviteter.

Sammanfattningsvis var både förmöte och årsmöte mycket lyckade. Sammanhållningen i regionen MAME är fantastisk!

(Barbro Westin, SWEA Toronto)

SWEAs årsmöte i Kuala Lumpur

Förra året drabbades årsmötet av ett trist askmoln. I år satt vi i en sal med varmt solgula väggar. Jag är säker på att den lugna miljön hade en positiv inverkan på oss alla. Skrattet var aldrig långt borta.

Dagordningen består av mycket formalia och siffror, så jag hoppar snabbt till President’s remarks. IO, Åsa Lena Lööf, berättade att vi nu är 7 500 Sweor i 73 avdelningar i 34 länder. Hon beskrev den omsorgsfulla väg vi vandrat 2010 för att finna den administrativa chef, som SWEA nu har anställt i avsikt att minska IOs arbetsbörda. Bland 25 sökande sovrades Katri Olander-Serrander fram. Sedan februari är hon på plats med tre fjärrhandledare som stöd.

I somras ägnade SWEAs styrelse ett par dagar åt intensivutbildning i ledningsansvar med tanke på såväl SWEA International som regionerna.

Skattmästaren berättade att SWEA finanser är i gott skick. Skicklighet, sparsamhet och litet tur har gett ett bra överskott. Nästa steg blir att fördela det klokt. De tre stipendierna blir också 2012 $10.000 vardera.

Ett varmt tack gick till Barbro Osher för vårt nya medlemsregister.

På allmän begäran ska från och med 2013 alla stora SWEA-möten hållas på hösten; ena året VM/RM någonstans i världen och nästa år RM hemma i regionen. RM 2012 blir i Toronto i maj och i Philadelphia, Orange County, Wien, Paris, Telemark och Beijing på hösten.

Asiens RO, Mimmi Svensson, lämnar nu sin post  Hon avtackades av Åsa Lena och fick sin silverros, den brosch en avgående RO får som tack och minne. Vi hade också glädjen att önska Asiens nya RO Karin Gibson, Hongkong, välkommen.

Åsa Lena avslutade med att hon nu är inne på sitt absolut sista år som IO och att vi alla därför måste ge vår regions valberedningsombud tips och förslag på möjliga kandidater.

Den som vill läsa mer om SWEAs fjolår finner alla rapporterna på SWEAs kanslisida. Din AO kan upplysa om hur Du ska söka dem.

Efter årsmötet lämnades ordet över till alla AO och övriga åhörare för frågor och förslag. Christina Moliteus ledde med lättsam hand samtalet.

Valet av ÅSK fick varmt gehör. Nyordningen för VM/RM fick förtydligande svar, och skratt utbröt, när Maude sade att alla regioner svarat att de ville hellre ha mer konferens och workshopstid än att åhöra SWEAs årsmöte! För dem som verkligen vill åhöra det kommer det att finnas möjlighet.

SWEAs framtid är en aktuell fråga och många anmälde sitt intresse att ta vid, när analysen av medlemsenkäten är klar och vi vet vad Sweorna vill.

Styrelsen fick en eloge för ett väl genomfört möte med givande program och värdinnorna tackades också varmt för alla arrangemang. Speciellt uppskattades nattklubbsbesöken!

 (Maude Vännman, SWEA Örestad)